AI-geletterdheid aantonen: welk bewijs bewaart u onder artikel 4 van de AI Act?

Wat artikel 4 vraagt, en wat niet

Artikel 4 van de AI Act geldt sinds 2 februari 2025. Sinds de Digital Omnibus (Verordening (EU) 2026/1744, in werking getreden op 27 juli 2026) luidt de kern: aanbieders en gebruiksverantwoordelijken "shall take measures to support the development of AI literacy" van hun personeel en van andere personen die namens hen met AI-systemen werken. De gewijzigde tekst voegt toe dat dit geen garantie vraagt van "any specific level of AI literacy of any individual".

Het is dus een inspanningsverplichting. Gebruikt uw bedrijf een chatassistent, een AI-schrijfhulp of AI-functies in andere software voor het werk, dan moet u kunnen laten zien dát u maatregelen heeft genomen. Over de vorm is het EU AI Office duidelijk: "There is no need for a certificate. Organisations can keep an internal record of trainings and/or other guiding initiatives."

Het bewijs: drie documenten

1. Een kort AI-beleid

Eén tot twee pagina's: welke AI-tools zijn toegestaan en met welk account, welke gegevens er nooit in mogen (bijvoorbeeld persoonsgegevens van klanten of vertrouwelijke stukken), wanneer een mens de uitkomst controleert, en wie eigenaar is van het beleid. Met een datum en een paraaf van de directie.

2. Een AI-gebruiksregister

De Autoriteit Persoonsgegevens begint haar stappenplan met identificeren: welke AI-systemen gebruikt de organisatie, wie gebruikt ze en met welk risico. Een eenvoudige tabel volstaat:

3. Een trainingslog

Per sessie of initiatief: datum, onderwerp, vorm (workshop, e-learning, werkoverleg, instructie), wie deelnam, en wanneer de volgende ronde is. Een presentielijst, de gebruikte slides of een export uit een leerplatform bewaart u erbij. Neem ook freelancers en uitzendkrachten op die namens u met AI werken; het AI Office noemt als voorbeelden een contractant, een dienstverlener of een klant.

Zo pakt u het aan in vier stappen

De Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft in "Aan de slag met AI-geletterdheid" een doorlopende cyclus in vier stappen. Het bewijs ontstaat vanzelf als u die volgt:

1. Identificeren. Vraag per team welke AI-tools er gebruikt worden, ook gratis en privé accounts. Resultaat: het register.
2. Doel bepalen. Wie moet wat weten? Iemand die AI gebruikt voor klantbeslissingen heeft meer nodig dan iemand die er een mail mee herschrijft. Resultaat: een paar regels in het beleid.
3. Uitvoeren. Een praktische sessie met uw eigen voorbeelden: wat de tools goed en slecht doen, welke gegevens er niet in mogen, wanneer u een uitkomst controleert. Resultaat: de trainingslog.
4. Evalueren. Plan over zes tot twaalf maanden een korte herhaling, en eerder als er een nieuwe tool bijkomt. Resultaat: een volgende regel in de log.

Veelgemaakte fouten

• Denken dat een dure cursus met certificaat verplicht is. Dat is niet zo. Een cursus kan nuttig zijn, maar het bewijs is uw eigen registratie.
• Alleen een beleid, geen register. Zonder overzicht van tools kunt u niet laten zien dat de training past bij wat er werkelijk gebruikt wordt.
• AI in bestaande software vergeten. Ingebouwde AI-functies in e-mail, CRM of boekhoudsoftware kunnen ook meetellen als medewerkers ze voor hun werk gebruiken. Neem ze bij twijfel op in het register.
• Eén keer en nooit meer. Tools veranderen snel. Een log met één datum uit 2025 laat geen doorlopende inspanning zien.